Manhattan College (曼哈頓學院) 改良了資訊技術服務,為學生和教職員工提供更完善的支援

Manhattan College (曼哈頓學院) 的 IT 人員為數不多,因此無法以規模經濟的形式來處理大型專案,原本的做法既沒有效率,也要價不菲。然而,改用 Google Cloud 之後,IT 人員現在不用在資料中心耗費太多時間,可以為服務對象投入更多心力。

Manhattan College (曼哈頓學院) 的 IT 部門只有 22 位職員,資源相當受限。「我們就像多功能的瑞士刀,每個人都要兼顧許多事務,但是在任何領域都缺乏專業。」Manhattan College (曼哈頓學院) 的 CIO 說道:「我們的許多職員都是 IT 領域的通才,因此很難讓出色的解決方案臻至完美。」長久以來,這所學校使用了許多內部部署工具,但隨著需求增加,不僅問題變得更加複雜,花費也日益增加。

「我們一直在試圖打破雲端的藩籬,並讓使用者和 IT 人員更善於處理他們原本感到陌生的概念。我們克服了每一道障礙之後,就能更從容地進行下一步。」

Jake Holmquist, 資訊長, Manhattan College

遷移至雲端

「我們轉而採用雲端,」Holmquist 說:「在大多數情況下,這就是所有問題的最佳解答。」自 2008 年起,Manhattan College (曼哈頓學院) 開始採用 Google 工具,首先將電子郵件轉換為 Gmail,據 Holmquist 表示,此舉「是我們說服他人採取雲端的第一步,身為 IT 人員,我們必須向校園中的其他人證明,在雲端上操作並無不妥。」從他所謂的信任觀點來看,堅持使用 Google 是無庸置疑的合理選擇,而使用者對 Google 工具的熟悉和放心也說明了這一點。「現有的 G Suite 帳戶著實為 IT 團隊帶來許多便利,一旦啟用服務後,我們就可以輕鬆存取 Google Cloud 工具,然後委派存取權限。」他說。

首先,IT 團隊會從備援性質的「無資料」低風險系統 (DNS 以及不含個人資訊的小型網站) 開始著手。Holmquist 表示:「我們以更快的速度採用雲端技術並遷移更多使用者取向服務,同時在傳達升級與遷移相關訊息的過程中,開始加入『安全雲端環境』的概念。此外,這樣做還可提供新的一層備援性和高可用性,使服務在遷移至雲端後有更優異的效能、備援性和穩定性。我們過去在校園內絕對無法達到這樣的成果。」

隨著時間過去,他說:「我們一直在試圖打破雲端的藩籬,並讓使用者和 IT 人員更善於處理他們原本感到陌生的概念。我們克服了每一道障礙之後,就能更從容地進行下一步。」

Holmquist 指出,他們在 2014 年首次採用 Google Cloud 時,這些工具的說明文件還不夠完備。不過,從那時起,「我們發現這項工具變得越來越簡單好用,可以透過 UI 執行更多操作,且說明文件也大幅補足,提供更多實用範例,也有更大型的支援社群做為後盾。」

克服萬難,證明一切都值得

Manhattan College (曼哈頓學院) 亟欲解決的難題在於他們之前遷移的大型商業應用程式。Holmquist 表示,多數軟體都是為了資料中心而設計的。他說:「根據我們的經驗來看,移到雲端時的成效並不理想,大多無法『立即使用』。我們最大的難處在於這些設定 (未提供詳細的說明文件) 的初始配置,因此我們很難針對雲端所帶來的新機會將應用程式調整至最佳狀態。」

但他補充說道,事實上,正是這個挑戰造就他們至今為止的最大成就:2017 年 7 月,他們導入了「Banner 9」,針對先前的系統進行升級。

「我們在資料中心採取的部署作業,往往是針對價值 6 位數美元的硬體,但在大量測試方面,我們無法保證能及時完成交付和佈建,更遑論要在 2017 年夏季讓系統上線。」他說:「於是,我們改為採取前所未有的方法,將這些新的 Banner 9 元件部署到 GCP 的 Compute Engine 中。在安裝和升級測試期間,我們能夠快速輕鬆地啟用各式元件。如果操作失敗,我們也可以快速刪除執行個體,並在幾分鐘內重新開始。有了 Google 支援小組的鼎力相助,我們辨識出許多「站台對站台 VPN」相關設定 (GCP 中的 Banner 9 元件會向內部部署資料庫做出回應)、應用程式伺服器效能微調,以及高可用性和 SSL。」

最後,他們部署了一個正式版環境,而這個環境擁有「卓越的效能以及以往在校園中無法達到的高可用性等級。」

現在,該校可以在幾分鐘之內啟用及佈建新的系統。「如果我們需要重新開始,我們可以更快地刪除系統。」他表示:「更棒的是,更多人員可以在必要時啟用服務,而不用等待系統管理員為他們完成佈建作業。」

享受進展,展望未來

最重要的是,Holmquist 的目標是讓 IT 團隊跳脫資料中心,更積極地參與使用者端計畫。「我們確實已經跨越一道門檻,因為我們的系統大多已交由 GCP 代管,而非我們的資料中心,」他說:「以前我們要花很多精力來維護伺服器、更換故障的元件和運用修補程式,現在我們可以專注於提升應用程式的執行效率,為使用者帶來更多優勢。」

除此之外,現今校園中使用者所需的功能 (例如對卓越效能與高可用性的需求),在過去往往所費不資,對大學而言,很難靠一己之力導入這些功能,特別是在資源有限的情況下更是如此。「拜 Google Cloud 所賜,我們不用預付鉅額費用,即可享有這些功能,而且在多數時候,工具組所提供的功能甚至不僅於此!」他說:「最棒的是,這些費用只占校方花費的一小部分,而且這些事務皆可由現職人員有效管理。」

Manhattan College (曼哈頓學院) 已經向前邁進了一大步,還有許多計畫仍在進行中。校方將繼續透過自然耗損的方式汰換資料中心的伺服器,並致力找出更理想、更有效率的方式,在雲端提供服務。

Holmquist 很高興 IT 人員能夠透過電子化的工作流程,將更多資源投入「改善業務流程」,並經由與校方合作的資料回報與分析計畫,更精準掌握校園資料。這個部門已將傳統內部取向的 IT 職務成功轉換為「可與使用者互動的科技訓練講師,負責教導使用者如何應用這些新工具」。他迫不及待想知道,要怎麼運用機器學習和數據分析,讓成效更卓越。

現在,Holmquist 說道:「有了 GCP 為我們提供的工具組,以往單靠自己無法解決的複雜問題,現在都能迎刃而解。」

「有了 GCP 為我們提供的工具組,以往單靠自己無法解決的複雜問題,現在都能迎刃而解。」

Jake Holmquist, 資訊長, Manhattan College

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