Manhattan College (曼哈頓學院) 的 IT 部門只有 22 位職員，資源相當受限。「我們就像多功能的瑞士刀，每個人都要兼顧許多事務，但是在任何領域都缺乏專業。」Manhattan College (曼哈頓學院) 的 CIO 說道：「我們的許多職員都是 IT 領域的通才，因此很難讓出色的解決方案臻至完美。」長久以來，這所學校使用了許多內部部署工具，但隨著需求增加，不僅問題變得更加複雜，花費也日益增加。
Manhattan College (曼哈頓學院) 改良了資訊技術服務，為學生和教職員工提供更完善的支援
Manhattan College (曼哈頓學院) 的 IT 人員為數不多，因此無法以規模經濟的形式來處理大型專案，原本的做法既沒有效率，也要價不菲。然而，改用 Google Cloud 之後，IT 人員現在不用在資料中心耗費太多時間，可以為服務對象投入更多心力。
「我們一直在試圖打破雲端的藩籬，並讓使用者和 IT 人員更善於處理他們原本感到陌生的概念。我們克服了每一道障礙之後，就能更從容地進行下一步。」
Jake Holmquist, 資訊長, Manhattan College
遷移至雲端
「我們轉而採用雲端，」Holmquist 說：「在大多數情況下，這就是所有問題的最佳解答。」自 2008 年起，Manhattan College (曼哈頓學院) 開始採用 Google 工具，首先將電子郵件轉換為 Gmail，據 Holmquist 表示，此舉「是我們說服他人採取雲端的第一步，身為 IT 人員，我們必須向校園中的其他人證明，在雲端上操作並無不妥。」從他所謂的信任觀點來看，堅持使用 Google 是無庸置疑的合理選擇，而使用者對 Google 工具的熟悉和放心也說明了這一點。「現有的 Google Workspace 帳戶著實為 IT 團隊帶來許多便利，一旦啟用服務後，我們就可以輕鬆存取 Google Cloud 工具，然後委派存取權限。」他說。
首先，IT 團隊會從備援性質的「無資料」低風險系統 (DNS 以及不含個人資訊的小型網站) 開始著手。Holmquist 表示：「我們以更快的速度採用雲端技術並遷移更多使用者取向服務，同時在傳達升級與遷移相關訊息的過程中，開始加入『安全雲端環境』的概念。此外，這樣做還可提供新的一層備援性和高可用性，使服務在遷移至雲端後有更優異的效能、備援性和穩定性。我們過去在校園內絕對無法達到這樣的成果。」
隨著時間過去，他說：「我們一直在試圖打破雲端的藩籬，並讓使用者和 IT 人員更善於處理他們原本感到陌生的概念。我們克服了每一道障礙之後，就能更從容地進行下一步。」
Holmquist 指出，他們在 2014 年首次採用 Google Cloud 時，這些工具的說明文件還不夠完備。不過，從那時起，「我們發現這項工具變得越來越簡單好用，可以透過 UI 執行更多操作，且說明文件也大幅補足，提供更多實用範例，也有更大型的支援社群做為後盾。」
克服萬難，證明一切都值得
Manhattan College (曼哈頓學院) 亟欲解決的難題在於他們之前遷移的大型商業應用程式。Holmquist 表示，多數軟體都是為了資料中心而設計的。他說：「根據我們的經驗來看，移到雲端時的成效並不理想，大多無法『立即使用』。我們最大的難處在於這些設定 (未提供詳細的說明文件) 的初始配置，因此我們很難針對雲端所帶來的新機會將應用程式調整至最佳狀態。」
但他補充說道，事實上，正是這個挑戰造就他們至今為止的最大成就：2017 年 7 月，他們導入了「Banner 9」，針對先前的系統進行升級。
「我們在資料中心採取的部署作業，往往是針對價值 6 位數美元的硬體，但在大量測試方面，我們無法保證能及時完成交付和佈建，更遑論要在 2017 年夏季讓系統上線。」他說：「於是，我們改為採取前所未有的方法，將這些新的 Banner 9 元件部署到 Google Cloud 的 Compute Engine 中。在安裝和升級測試期間，我們能夠快速輕鬆地啟用各式元件。如果操作失敗，我們也可以快速刪除執行個體，並在幾分鐘內重新開始。有了 Google 支援小組的鼎力相助，我們辨識出許多「站台對站台 VPN」相關設定 (Google Cloud 中的 Banner 9 元件會向內部部署資料庫做出回應）、應用程式伺服器效能微調，以及高可用性和 SSL。」
最後，他們部署了一個正式版環境，而這個環境擁有「卓越的效能以及以往在校園中無法達到的高可用性等級。」
現在，該校可以在幾分鐘之內啟用及佈建新的系統。「如果我們需要重新開始，我們可以更快地刪除系統。」他表示：「更棒的是，更多人員可以在必要時啟用服務，而不用等待系統管理員為他們完成佈建作業。」
享受進展，展望未來
最重要的是，Holmquist 的目標是讓 IT 團隊跳脫資料中心，更積極地參與使用者端計畫。「我們確實已經跨越一道門檻，因為我們的系統大多已交由 Google Cloud 代管，而非我們的資料中心，」他說：「以前我們要花很多精力來維護伺服器、更換故障的元件和運用修補程式，現在我們可以專注於提升應用程式的執行效率，為使用者帶來更多優勢。」
除此之外，現今校園中使用者所需的功能 (例如對卓越效能與高可用性的需求)，在過去往往所費不資，對大學而言，很難靠一己之力導入這些功能，特別是在資源有限的情況下更是如此。「拜 Google Cloud 所賜，我們不用預付鉅額費用，即可享有這些功能，而且在多數時候，工具組所提供的功能甚至不僅於此！」他說：「最棒的是，這些費用只占校方花費的一小部分，而且這些事務皆可由現職人員有效管理。」
Manhattan College (曼哈頓學院) 已經向前邁進了一大步，還有許多計畫仍在進行中。校方將繼續透過自然耗損的方式汰換資料中心的伺服器，並致力找出更理想、更有效率的方式，在雲端提供服務。
Holmquist 很高興 IT 人員能夠透過電子化的工作流程，將更多資源投入「改善業務流程」，並經由與校方合作的資料回報與分析計畫，更精準掌握校園資料。這個部門已將傳統內部取向的 IT 職務成功轉換為「可與使用者互動的科技訓練講師，負責教導使用者如何應用這些新工具」。他迫不及待想知道，要怎麼運用機器學習和數據分析，讓成效更卓越。
現在，Holmquist 說道：「有了 Google Cloud 為我們提供的工具組，以往單靠自己無法解決的複雜問題，現在都能迎刃而解。」
「有了 Google Cloud 為我們提供的工具組，以往單靠自己無法解決的複雜問題，現在都能迎刃而解。」
Jake Holmquist, 資訊長, Manhattan College