UNC Greensboro (北卡羅來納大學格林斯伯勒分校) 將線上小組和協作事宜交由學生和教職員工負責處理。

UNCG 的教職員和員工長期使用 Google 和 G Suite 滿足學習和溝通方面的需求,也樂於嘗試每次新推出的工具和功能。校內的 IT 團隊鼓勵校園社群採用 G Suite 工具,讓合作變得更簡單。

Nick Young 是 University of North Carolina at Greensboro (北卡羅來納大學格林斯伯勒分校,UNCG) 的 IT 管理員,他認為校園科技必須具備兩個要素。首先,學生和教職員選用的工具要能符合自己需求,而不光是配合 IT 團隊的要求。其次,學生和教職員應該能自行管理所用的大部分科技,盡量不倚賴 IT 團隊。自 2005 年起開始導入 Gmail,UNCG 使用 Google 服務已有多年的時間,而 G Suite 教育版容易上手且操作簡單,更廣受該校 2 萬名學生和 3,500 名教職員青睞。

Young 表示:「我們試著去傾聽學生和教職員的需求,而不是要他們配合我們。我們負責提供應用程式,並且對學生和教職員可使用的工具保持開放的態度,鼓勵他們採用新工具。」

學生和教職員在瞭解到 Gmail 與 Google 文件等其他 G Suite 工具價值的同時,也逐漸採用 Google 過去 10 年來為 G Suite 加入的新功能,例如 Meet 和 Google 網路論壇。Young 表示,這些新工具和功能有助於校園社群體認大家合作和分享實用資訊的重要性。

「Google 網路論壇已成為我們校園裡的重要溝通管道之一。」

Nick Young, 資訊科技 (IT) 經理, University of North Carolina Greensboro

適用於協同合作和儲存資料的自助式工具

IT 團隊的 Young 表示:「我們開發人員的人數並不多。」而且以學校的規模而言,行政人員也稍嫌不足。Young 一直在設法使用 G Suite 協助學生和教職員節省時間及提升協作效率,而不必經常倚賴 IT 團隊。他表示:「我們尋求的是可擴大應用規模、並且最經濟實惠的改善方案。」換言之,就是學生和教職員可自行操作的自助式工具。

舉例來說,Young 建議學生生活相關組織和宿舍幹部透過 Google 網路論壇來分享訊息,而不要使用大量電子郵件工具。手動維護的電子郵件名單,要新增和刪除成員都很麻煩。此外,收件者往往會忽略某些電子郵件,因為所需的訊息藏在其他電子郵件裡。自從開放校園裡的某些團體使用 Google 網路論壇來建立線上社群,宿舍生活組員工和學生的溝通變得非常容易。Google 網路論壇成員可造訪所屬團體的線上中心並瞭解討論的進展,或查看團體領導者發出的重要須知,而不必等候電子郵件。

Young 指出:「Google 網路論壇協助我們減少與電子郵件名單相關的基礎架構,例如伺服器維護作業和軟體備份。」團體領導者可輕鬆新增和移除成員,並使用問與答論壇等功能向其他成員提問及接收回答。Young 表示:「Google 網路論壇已成為我們校園裡的重要溝通管道之一。我們已開始將這項服務的應用範圍擴大至各種校友團體。」

小組雲端硬碟有助於免除擁有權的問題

Young 負責協助 UNCG 各部門利用 Google 保管箱保存電子郵件,以及在員工從大學離職時轉移電子郵件。他表示:「這有助於我們更順利地處理員工離職程序。」

Young 同時也鼓勵教職員和學生使用 Google 的小組雲端硬碟來共用及儲存文件。小組雲端硬碟中的檔案是由多位成員 (而非個別成員) 管理,因此即使某位成員離開群組,文件也仍會保留下來。

Young 指出:「有了小組雲端硬碟,就不必煩惱文件擁有權的問題。」如同 Google 雲端硬碟和其他 G Suite 工具,小組雲端硬碟的管理員可控管權限和成員資格,而不必尋求 IT 團隊的協助。

與其他分校合作

UNC 體系已廣泛採用 G Suite,因此像 Young 一樣的管理員可輕鬆分享有助於改善作業流程的想法。舉例來說,UNC 體系的管理員會透過 Meet 舉行「每月管理員 Meet 會議」,共同討論新的 G Suite 使用方式。

Young 表示:「其他管理員無法解決的問題,幾乎沒發生過。所有人都使用 Google 服務,因此可以在同一平台上互動,這給了我們很多方便。Meet 使我們能夠輕鬆解決問題。」